第7回 文章を打つために(インデント)

 コンピュータを仕事などに使い出すと,まず使うのがワープロソフトだと思います。

 しかし,昔から気になっているのが文章をいかに入力すれば合理的かということを考えずに打つ人が 多いように思います。数年前なら紙に打ち出すための清書機のような使い方で,困るのは自分だけでよ かったかもしれませんが,最近のようにファイルで他の人と共有することが多くなってくると,今後は ファイルを渡す人への配慮も大切です。  できれば次のように文章を入力すれば合理的です。


公文においての入力の仕方

  1. 印刷書式などは最後に行いますのでそのままにしておきます。
  2. 何も考えないで必要な内容をどんどん入力します。タイトルや宛名,日付,段落の終わりだけ改行し,スペースキーでの空白は一切しません。
  3. 文字飾りを行います。題名やタイトルを大きくするならフォントやフォントのポイントの変更をします。
  4. 文字飾りが終わったら書式で文字位置の指定を行います。
    • 日付は書式で右揃え
    • 提出先の学校名,名前の位置はそのままでよいでしょう。名前の均等割付をしておきましょう。
    • 提出元の名前(校長名?)に均等割付をします。
    • 提出元の学校名,校長名等を右揃えした後,行末インデント(右インデント)をします。(これは単なる書式の右揃えだと学校長印が押せないので少し左側に移動させる必要があります。これは空白で合わせると面倒なのでインデントを使います。)
    • 「記」の文字は書式で中央揃え
    • 文章に関しては行頭インデント(左インデント)等でそろえます。
    • もしリストがあるのなら行頭インデント(左インデント)でずらしておくか,ワープロの書式でリストを選んでも良いでしょう。
  5. 最後に文章全体の印刷書式を整えます。

 このような方法を採用するとどうでしょう。スペースを一切使わずともきれいな文章ができあがります。
この利点は例え後で印刷書式が変わっても書式を変えるだけでOKであることです。時にプリンターによっては最大行数,最大文字数を限界にとってしまうと,他のプリンターではその書式が使えないことがあります。自動的に書式はそのプリンターでの最大書式に変更されますが,それでも行数の変更だけですみます。また,多くのワープロソフトにおいてもこのような基本的な設定ならば他のワープロソフトで作られたファイルでも同じ様な書式で読み込んでくれます。最低限この方法は習得しておきましょう。習得することが相手へのやさしさだと思いますよ。


インデントって?

 中央揃え,右揃えは知っていてもインデントをしらない人は多いようです。さて,インデントって何でしょう。例として下のような文章があったとします。

説明
左余白を空白で入れている場合
(わかりやすいように空白を■で表示)
もし印刷書式で1行文字数が1文字増えたり,または文字の訂正があると右のようになってしまいます。空白をすべて消して,また入れ直しの作業が必要です。
左余白をインデントで指定し,空白を使っていない場合
これで書式や文字の変更があっても何も変える必要はありません。

非常に便利なインデントですが,ほとんどのワープロ機,コンピュータのワープロソフトで可能なはずです。

行選択の方法

まずは行の選択をします。



インデントの説明

次にインデントの設定をします。

右の図は左が一太郎,右側がワードです。

 このような文章ではインデントをうまく使うことで,渡された人も簡単に書式の変更ができます。特に指導案などのように段落がたくさんあって,それぞれ位置が違う場合にこれを統一しておけば非常に便利です。





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